Ratgeber · Einlass
Einlass beschleunigen: So kommt die Schlange in Bewegung
Eine lange Schlange kostet dich doppelt: Draußen drehen Gäste um, drinnen steht ein halb leerer Raum, weil alle noch warten. Meistens liegt das nicht an zu wenig Personal, sondern an einer Tür, die nicht vorbereitet war.
Die Rechnung für deine Tür
Bevor du Personal planst, rechne einmal durch, wie viele Gäste deine Tür pro Stunde schafft. Ein Beispiel mit angenommenen Werten:
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Zeit pro Gast (Ticket zeigen, scannen, Ausweis prüfen) | 12 Sekunden |
| Gäste pro Stunde und Spur | 3.600 ÷ 12 = 300 |
| Gäste, die in der Hauptwelle kommen | 450 in 60 Minuten |
| Spuren, damit niemand wartet | 450 ÷ 300 = 1,5, also 2 |
Miss die Zeit pro Gast beim nächsten Event selbst, zum Beispiel mit der Stoppuhr über zehn Gäste. Schon ein paar Sekunden mehr pro Gast verändern das Ergebnis deutlich. Wenn jemand sein Ticket erst in den Mails suchen muss, werden aus 12 Sekunden schnell 40.
Eine Woche vorher
- Jedes Ticket hat einen eigenen QR-Code, der nur einmal gilt.
- Den Scanner einmal mit einem Testticket prüfen, auf genau dem Handy, das an der Tür liegt.
- Jeder an der Tür hat seinen eigenen Zugang.
- Die Gästeliste schließt zu einer festen Uhrzeit.
- Einlasszeit steht auf der Eventseite und in der Ticketmail.
- Abendkasse und Preis sind festgelegt.
Am Abend: zwei Spuren
Der größte Hebel ist die Trennung. Bezahlen dauert länger als Scannen. Wenn Abendkasse und Ticketinhaber in derselben Schlange stehen, warten die mit Ticket auf die ohne.
- Spur 1: Tickets. Nur scannen und Ausweis prüfen.
- Spur 2: Gästeliste und Abendkasse.
- Eine Person für Probleme, abseits der Schlange. Ticket nicht gefunden? Zur Seite, weiter mit dem Nächsten.
- Handys geladen, Powerbank dabei, genug Licht zum Scannen, Netz an der Tür geprüft.
- Plan B: die Gästeliste als Export auf einem zweiten Handy.
Gäste vorbereiten, nicht nur die Tür
Die schnellste Tür bringt nichts, wenn der Gast vorne erst sein Ticket sucht. Schick am Tag selbst eine kurze Mail mit Einlasszeit, Adresse und dem Ticket. Noch besser ist ein Ticket in der Wallet: Das ist am Abend sofort da, eine Mail muss man erst finden.
Personal nach Zahlen statt nach Gefühl
Die meisten Gäste kommen in einer kurzen Welle. Wenn du vom letzten Event weißt, wie viele pro Viertelstunde reinkamen, kannst du genau dann voll besetzen und vorher sparen. Notier nach jedem Abend:
- Uhrzeit mit dem größten Andrang
- längste Wartezeit
- wie viele von der Gästeliste wirklich kamen
- wie viele der verkauften Tickets eingescannt wurden
Bei einem unserer eigenen Abende waren 41 Tickets verkauft, an der Tür standen 23 Gäste. Seitdem messen wir die Erscheinungsquote bei jedem Event: eingescannte Tickets geteilt durch verkaufte Tickets.
Die komplette Checkliste zum Abhaken für dein Tür-Team gibt es als Einlass-Checkliste (PDF). Was gegen leere Plätze trotz verkaufter Tickets hilft, steht im No-Show-Plan (PDF).
Ticketing ohne Grundgebühr, auf deiner Domain
Backstage Software ist das Ticketsystem für Clubs und Veranstalter: eigener Ticketshop, kostenlos unter backstage-software.com oder individuell unter deiner Domain, Einlass per Handy, Promoter-Links und Auswertung in einem System. Das Geld geht direkt auf dein Konto. Wir verdienen nur, wenn du verkaufst, mit einer fairen Beteiligung pro Ticket.